Werknemersparticipatie administratie

Steeds meer bedrijven kiezen voor werknemersparticipatie. Logisch, want werknemersparticipatie heeft veel voordelen. Werknemers die deelnemer aan werknemersparticipatie zijn bijvoorbeeld gemotiveerder. Er is ook één nadeel: werknemersparticipatie administratie is over het algemeen ingewikkeld en neemt veel tijd in beslag. Gelukkig is er software zdie de administratie van werknemersparticipatie een stuk eenvoudiger en sneller maken.

In dit artikel

De doeleinden van werknemersparticipatie

Werknemersparticipatie wordt gebruikt om allerlei doelen te bereiken, zoals

  • Werknemers belonen
  • Een overname voorkomen
  • Productiviteit verhogen
  • Kapitaal aantrekken
  • Werknemers motiveren
  • Afhankelijk van externe kredietverstrekkers verminderen
  • Nieuw personeel aantrekken

Onderzoeken wijzen uit dat werknemersparticipatie een positief effect heeft op de productie van een bedrijf en op de betrokkenheid en het gedrag van het personeel. Het gaat hierbij alleen om bedrijfsbrede werknemersparticipatie. Participatie van alleen het management heeft juist een negatief effect.  

Werkparticipatie administratie

Vormen van participatie

Wat werknemersparticipatie administratie inhoud, is afhankelijk van de vorm van werknemersparticipatie die u kiest. Dit zijn de drie meest populaire vormen:

  1. Winstdeling
  2. Aandelen
  3. Certificaten

Winstdeling

De eenvoudigste vorm van werknemersparticipatie. De werknemersparticipatie administratie is ook simpel. Bij voldoende winst wordt het verdeeld over de werknemers. Er zijn verschillende manieren waarop de winst uitgekeerd kan worden:

  • Op grond van het salaris van een individuele werknemer
  • Vast bedrag
  • Op grond van individuele prestatie
  • Een combinatie van het uitkeren van een vast bedrag en op grond van individuele prestatie.

Een nadeel is dat de werknemers door winstdeling alleen gericht zijn op prestaties van het bedrijf op de korte termijn en niet op de lange termijn.

Aandelen

De medewerkers krijgen een deel van het bedrijf, waarbij ze ook recht hebben op medezeggenschap naar mate het aantal aandelen die ze bezitten. Die zeggenschap oefenen de medewerkers uit tijdens de  algemene aandeelhoudersvergadering (AvA). Aandelen zijn voor uw werknemers een risico, maar ze worden ook direct betrokken bij het bedrijf. Door aandelen hebben het bedrijf en de medewerkers bovendien dezelfde langetermijnbelangen.

Certificaten

Bij certificaten van aandelen (kortweg certificaten genoemd) worden de aandelen ondergebracht in de Stichting Administratiekantoor (STAK). De certificatenhouders hebben geen medezeggenschap, in plaats daarvan heeft het bestuur van de STAK medezeggenschap. De voor- en nadelen van certificaten en aandelen zijn hetzelfde. Certificaten zijn, net zoals aandelen, een risico voor uw werknemers. Het voordeel is dat ze wel dezelfde langetermijnbelangen hebben als uw onderneming.

De administratie van winstdeling

De administratie van winstdeling bestaat alleen uit het bijhouden van een lijst met alle werknemers,  welk percentage van de winst elke medewerker krijgt en welk bedrag daar omgerekend uitkomt. 

De administratie van aandelen en certificaten

De administratie van aandelen en certificaten is op veel punten gelijk. Bij aandelen en certificaten bent u verplicht om het volgende te registeren:

  • De nummers van de aandelen of certificaten
  • De waarde van de aandelen of certificaten
  • Het aantal aandelen of certificaten dat elke werknemer bezit
  • De gegevens van de deelnemers
  • Eventuele andere specifieke onderdelen van uw plan, zoals verschillende functies van de deelnemers, verkooprestricties of blokkeringstermijnen

U bent bovendien verplicht om elk jaar uw deelnemers een jaaropgave te sturen. De jaaropgave moet de volgende informatie bevatten:

  • De waarde van de aandelen van dat jaar
  • Het aantal aandelen
  • Het uitgekeerde dividend
  • De ingehouden dividendbelasting

Het volgende moet via de notariële akte vastgelegd worden:

  • Het verkoop van de aandelen
  • De administratievoorwaarden van de vennootschap en van de STAK
  • De statuten
  • De levering van de aandelen

Bij de administratie van aandelen en certificaten komt veel kijken. Het is moeilijk om het overzicht te houden. De keuze van een goed programma om de administratie van uw participatieplan bij te houden is daarom essentieel.

Verschillende programma’s voor de werknemersparticipatie administratie

Google Spreadsheets

Google Spreadsheets is een gratis rekenbladprogramma van Google. Ideaal om eenvoudige berekeningen mee te doen, data te visualiseren, overzichtelijk te maken en vast te leggen. Het is makkelijk om samen te werken in het programma. Er zijn bovendien diverse add-ons te downloaden, waarmee Google Spreadsheats nog meer mogelijkheden biedt.

De administratie van aandelen, certificaten en opties is ingewikkeld. Er moeten brieven gegenereerd worden, er moeten documenten bewaard worden, berekeningen gedaan worden, etcetera. Het deelnemersregister kan vastgelegd worden in Google Spreadsheets, maar het programma gebruiken voor de hele administratie is niet handig. U heeft dan Word of een andere tekstverwerker nodig om de brieven te maken. De kans dat u het overzicht op deze manier kwijt raakt is groot. Google Spreadsheets is wel geschikt voor de administratie van winstdeling.

Excel

Excel is een rekenbladprogramma van Windows. Anders dan Google Speadsheets is Excel niet gratis. Het is ook moeilijker om samen aan één Excelsheet te werken. Voordelen wel is dat Excel ingewikkeldere berekeningen kan maken dan Google Spreadsheets en dat er meer opties zijn om data te visualiseren.

Ook Excel is niet geschikt voor de administratie van aandelen, certificaten en opties. Het is een programma om data te verwerken, te visualiseren en op te slaan. Om bijvoorbeeld brieven op te stellen, hebt u een tekstverwerker nodig. Uw administratie wordt hierdoor snel onoverzichtelijk. De administratie van winstdeling is eenvoudig en daarvoor is Excel wel geschikt

Peoplestock

PeopleStock is een programma dat speciaal gemaakt is voor werknemersparticipatie administratie. Het is ontwikkeld door het Nederlandse bedrijf Emanon.

Het programma is niet geschikt voor de administratie van winstdeling of opties. Het grote voordeel van PeopleStock is dat het programma word aangepast aan de behoeften van uw bedrijf. Het programma is bovendien opgebouwd uit verschillende modules. U kiest alleen en betaalt alleen voor de modules die u nodig heeft.

Emanon werkt samen met een Duits bedrijf S-MBS. Dankzij deze samenwerking ondersteunt Peoplestock ook de administratie van Duitse vormen van werknemersparticipatie.

PeopleStock is geschikt voor de administratie van aandelen, certificaten, mengvormen (bijvoorbeeld een mix van aandelen en winstdeling) en Duitse vormen van werknemersparticipatie

Functionaliteiten van PeopleStock

  • Intern handelsplatform voor werknemersparticipatie
  • Geautomatiseerde matching van koop- en verkooporders
  • Geautomatiseerde transactieverwerking, inclusief transactiebevestigingen en financiële verwerking
  • SEPA in- en excasso
  • Compliance checks: Er wordt gecontroleerd of alle handelingen worden gedaan in lijn met de statuten en regels van het participatieplan, de interne regelgeving en de wettelijke bepalingen.
  • Mogelijkheid om meerdere participatieregelingen in PeopleStock te combineren
  • Flexibele rapportagemogelijkheden, inclusief Excel
  • Beschikbaar in het Nederlands, Engels en Duits. Andere talen zijn eenvoudig om toe te voegen (als ze gebruikmaken van het Latijns schrift).
  • Beveiligd deelnemersportaal waar alle documenten voor een specifieke deelnemer te vinden zijn en waar een deelnemer orders kan opgeven.
  • Aandelenregister
  • Automatische verwerking van dividenden, inclusief stock- en cashdividenden.
  • Leningenmodule
  • Spaarmodule

Voordelen van Peoplestock

  • Voordelig
  • Direct toegang tot uitgebreide informatie
  • Overzichtelijk
  • Een volledige audittrail: altijd inzicht in wie wanneer gegevens veranderd heeft.
  • Geschikt voor verschillende soorten participatieplannen
  • Gebruikersvriendelijk
  • Volledige beveiliging van de informatie en van het platform
  • Wij passen Peoplestock aan op basis van uw behoeften en wensen

Meer weten?

Wij beantwoorden uw vragen over PeopleStock met plezier. Bel ons op 26 4451302 of stuur ons een e-mail naar info@emanon.nl.